Erklärungen zum Datenschutz

Wir freuen uns, dass Du das Community Portal der FES-Studienförderung besuchst. Das Community Portal ist die interne Plattform der Studienförderung der Friedrich-Ebert-Stiftung für aktuelle und ehemalige Stipendiat_innen, Vertrauensdozent_innen, Auswahlausschussmitglieder und Mitarbeiter_innen der Friedrich-Ebert-Stiftung. Das Community Portal als soziales Netzwerk dient dazu, Kontakte zu knüpfen, sich auszutauschen und gemeinsame Aktivitäten zu organisieren. Durch die Nutzung des Community Portals, zum Beispiel mit Deiner Anmeldung zu Veranstaltungen oder durch die Interaktion mit anderen Nutzer_innen (etwa die Bereitstellung eigener Inhalte, Forums-Beiträge oder Chat-Nachrichten), verarbeiten wir personenbezogene Daten. Deine personenbezogenen Angaben speichern wir auf besonders geschützten Servern in der FES/Bonn. Der Zugriff darauf ist nur wenigen besonders befugten Personen möglich, die mit der technischen, kaufmännischen oder redaktionellen Betreuung der Server befasst sind.

Das Community Portal ist eine SSL-geschützte Plattform auf Basis von TYPO3. Eine gesicherte Verbindung kannst Du daran erkennen, dass die im Browser angezeigte Adresse mit "https://..." statt mit "http://..." beginnt und/oder links neben der Adresse ein Vorhängeschloss erscheint. Wir sichern das Community Portal durch technische und organisatorische Maßnahmen gegen Verlust, Zerstörung, Zugriff, Veränderung oder Verbreitung Deiner Daten durch unbefugte Personen.

Die Friedrich-Ebert-Stiftung misst dem Schutz Deiner persönlichen Daten größte Bedeutung bei. Sie hält sich strikt an die gesetzlichen Bestimmungen, die die Zulässigkeit des Umgangs mit personenbezogenen Daten regeln – insbesondere die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) und das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) – und hat die gebotenen technisch-organisatorischen Maßnahmen zur Datensicherung getroffen.

Die nachfolgenden Hinweise sollen Dir einen Überblick darüber vermitteln, wie wir diesen Schutz sicherstellen, insbesondere welche Art von Daten wir zu welchen Zwecken erheben, verarbeiten und nutzen und welche Rechte Dir gesetzlich eingeräumt werden.

1 Verantwortliche

1.1 Verantwortlicher für die Datenverarbeitung

Verantwortliche für die Datenverarbeitung gemäß Artikel 4 Nr. 7 DS-GVO ist die

Friedrich-Ebert-Stiftung e.V.
Godesberger Allee 149
53175 Bonn

1.2 Datenschutzbeauftragter

Die Kontaktadresse des Datenschutzbeauftragten der Friedrich-Ebert-Stiftung lautet:

Thomas Müthlein
c/o Friedrich-Ebert-Stiftung e.V.
Godesberger Allee 149
53175 Bonn

datenschutz(at)fes.de

1.3 Aufsichtsbehörde

Du hast das Recht, Dich mit Beschwerden an die Datenschutz-Aufsichtsbehörden zu wenden (Artikel 13 Abs. 2 Buchst. d DS-GVO). Für die Friedrich-Ebert-Stiftung ist die zuständige Aufsichtsbehörde die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2-4, 40213 Düsseldorf.

2. Automatisch erfasste Daten

2.1 Server-Logfiles

Die Friedrich-Ebert-Stiftung erhebt und speichert standardmäßig bei Deinem Zugriff auf das Community Portal der Studienförderung in ihren Server Log Files folgende automatisch über Deinen Browser an uns übermittelte Informationen:

Browsertyp/ -version
verwendetes Betriebssystem
Referrer URL (die zuvor besuchte Seite)
Hostname des zugreifenden Rechners (IP Adresse)
Datum und Uhrzeit der Serveranfrage.

Diese Informationen sind von der Friedrich-Ebert-Stiftung selbst nicht bestimmten Personen zuordenbar. Sie werden nach Ihrer Erhebung ausschließlich anonymisiert ausgewertet und zur Verbesserung von Inhalt und Funktion des Community Portals genutzt. Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen oder die Erstellung von personenbezogenen Nutzer_innenprofilen auf sonstige Weise wird nicht vorgenommen.

Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt zur Bereitstellung unseres Community Portals und beruht insoweit auf Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchstabe b) DS-GVO. Sie dient darüber hinaus der Sicherstellung einer bestmöglichen Darstellung und technischen Integrität des Community Portals und erfolgt daher auch in unserem diesbezüglichen berechtigten Interesse und beruht auf Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchstabe f) DS-GVO.

2.2 Cookies

Die Internetseiten verwenden an mehreren Stellen so genannte Cookies. Sie dienen dazu, unser Angebot nutzer_innenfreundlicher, effektiver und sicherer zu machen. Cookies sind kleine Textdateien, die auf Deinem Rechner abgelegt werden und die Dein Browser speichert. Die meisten der von uns verwendeten Cookies sind so genannte "Session-Cookies". Sie werden nach Ende Deines Besuchs automatisch gelöscht. Du hast jedoch die Möglichkeit, Deinen Browser so einzurichten, dass er Dich davon in Kenntnis setzt, wenn Du einen Cookie erhalten solltest. Dann kannst Du selbst entscheiden, ob Du dies zulassen willst oder nicht. Cookies richten auf Deinem Rechner keinen Schaden an und enthalten keine Viren.

2.3 Webanalysetools

Das Community Portal der FES-Studienförderung nutzt die Webanalyse-Software Matomo zur pseudonymisierten Erfassung und Verfolgung des Nutzer_innenverhaltens. Dies geschieht zur Optimierung und Verbesserung des Portals. Nutzungsdaten der Angebote (z.B. aufgerufene Seite(n), Häufigkeit des Aufrufs, Dauer der Nutzung) werden anonymisiert für Statistiken verwendet. Die für diese Zwecke aufgezeichneten Daten erlauben keine Rückschlüsse auf die Identität einzelner Nutzer_innen und werden nicht mit personenbezogenen Daten der Nutzer_innen verknüpft, so dass die Privatsphäre zu jedem Zeitpunkt geschützt und der Datenschutz gewahrt bleiben.

Die Software setzt ein Cookie auf dem Rechner der Nutzer_innen.

Es kommen darüber hinaus keine externen Dienste für diese Zwecke zum Einsatz.

3 Verarbeitung persönlicher Daten von Nutzer_innen

3.1. Personenbezogene Daten von Nutzer_innen

Das Community Portal ist ein geschlossenes Netzwerk, zu der nur eingeladene Mitglieder Zugriff haben. Die FES hat bereits Daten (Vor- und Nachname, Anschrift, Angaben zum Studium, Berufsangaben...) der aktuellen und ehemaligen Stipendiat_innen, der Vertrauensdozent_innen und der Auswahlausschaussmitglieder vorliegen. Diese Daten werden in der Datenbank der FES verwaltet und gepflegt. Das Community Portal greift über eine Schnittstellenverbindung auf die bereits vorliegenden Daten zurück und zeigt diese den Nutzer_innen an. Auf diese Daten wird prinzipiell nur angemeldeten (eingeloggten) Portal-Nutzer_innen Zugriff gewährt.

Die personenbezogenen Daten im Community Portal unterteilen sich in die folgenden drei Kategorien:

Profildaten von Nutzer_innen (siehe näher unter Ziffer 3.2)
Aktivitätsdaten von Nutzer_innen (siehe näher unter Ziffer 3.3)
Kommunikationsdaten von Nutzer_innen (siehe näher unter Ziffer 3.4)

3.2 Profildaten von Nutzer_innen

In Deinem Profil kannst Du entscheiden, welche Deiner persönlichen Daten anderen Nutzer_innen angezeigt werden. Eine Ausnahme stellen folgende Informationen dar, die immer für alle Portalnutzer_innen sichtbar sind:

Vor- und Nachname
Statusgruppe (Stipendiat_in, Ehemalige_r, Vertrausensdozent_in, Auswahlausschussmitglied, Mitarbeiter_in Studienförderung, FES-Mitarbeiter_in)
Wohnort und Land
Engagement in der Friedrich-Ebert-Stiftung
Studienfächer inklusive Abschluss, Hochschule und Zeitraum
Beruf
Interessen (optionale Auswahl aus vordefinierter Liste)
Sprachen (optionale Auswahl aus vordefinierter Liste)
Hobbies (nur wenn vom User ausgefüllt)
Kenntnisse (nur wenn vom User ausgefüllt)
Publikationen (nur wenn vom User ausgefüllt)
Motto (nur wenn vom User ausgefüllt)
Nickname (nur wenn vom User ausgefüllt)
Avatar/Profilbild (nur wenn vom User ausgefüllt)
"Was gibt es sonst noch über mich zu sagen" (nur wenn vom User ausgefüllt)

Dies geschieht, um die Vernetzung zwischen den Mitgliedern der Community zu fördern. Diese funktioniert nur, wenn jede_r Nutzer_in bereit ist, ein Minimum an persönlichen Daten für andere Nutzer_innen frei zu geben. Wir verarbeiten diese Daten im Rahmen der Bereitstellung des Community Portals und seiner Funktionalitäten für die Nutzer, diese Datenverarbeitung ist somit zur Vertragserfüllung erforderlich und beruht auf Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchstabe b) DS-GVO.

Für alle weiteren Daten – Kontaktdaten sowie die freiwilligen Angaben zur Person – greifen die Privatsphäreneinstellungen.

Du hast die Möglichkeit, Dein Profil um weitere Informationen wie z.B. ein Profilfoto zu ergänzen. Dies geschieht auf freiwilliger Basis und kann jederzeit wieder geändert werden.

Vorhandene Informationen können von Dir größtenteils selbst bearbeitet und damit falsche Angaben berichtigt werden. Wo dies nicht möglich ist, ist eine Korrektur über die Abteilung Studienförderung der FES möglich.

Ferner nutzt die Friedrich-Ebert-Stiftung bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen diese Daten dazu, Dich auf sonstige Veranstaltungen, Publikationen und Aktivitäten der Stiftung hinzuweisen (Artikel 6 Abs. 1 Satz 1 Buchst. a und f DS-GVO); in der Regel bitten wir dazu um Deine Einwilligung. Eine Übermittlung an Dritte erfolgt nur, wenn wir dazu rechtlich verpflichtet sind (z. B. an Behörden) oder Du uns Deine Einwilligung erteilt hast. Soweit die Friedrich-Ebert-Stiftung Dienstleistungsunternehmen zur technischen Unterstützung von DV-gestützten Arbeitsabläufen einschaltet, erfolgt dies nach Maßgabe der für Auftragsdatenverarbeitung geltenden Vorschriften (Artikel 28 DS-GVO). Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

Wenn Deine Einwilligung erforderlich ist (z. B. auch bei der Anmeldung zum Bezug von Newslettern), achtet die Friedrich-Ebert-Stiftung mit größter Sorgfalt auf die Einhaltung der für eine ordnungsgemäße Einwilligung erforderlichen inhaltlichen und formalen Voraussetzungen (Artikel 7 DS-GVO). Du hast jederzeit die Möglichkeit, den Inhalt Deiner Einwilligungserklärung abzurufen. Zudem kannst Du jederzeit von Dir erteilte Einwilligungen in die Verarbeitung und Nutzung Deiner Daten widerrufen (Artikel 7 Abs. 3 DS-GVO); dies gilt auch für den Widerruf einer Einwilligungserklärung, die Du gegenüber der Friedrich-Ebert-Stiftung vor dem 25. Mai 2018 (Geltung der DS-GVO) erteilt hast. Bitte wende Dich in diesem Fall an kommunikation-studienfoerderung@fes.de

3.3 Aktivitätsdaten von Nutzer_innen

Bei Nutzung des Community-Portals fallen eine Vielzahl von Aktivitätsdaten an, die in der Community sichtbar gemacht werden. Dies dient der Lebendigkeit der Community.

Folgende Daten werden sichtbar gemacht:

Mitgliedschaft in Gruppen
Aktivitäten der Nutzer_innen, z.B. Anmeldung zu Veranstaltungen, Beitritt zu Gruppen
Selbst eingestellte Inhalte in Gruppen (Aktuelle Meldungen, Bilder, Texte)
Von den Nutzer_innen eingestellte Inserate in Marktplatz und Stellenbörse
Vorschläge zum Seminarprogramm
Teilnahme am Mentoring-Programm
aktive Beziehungen zwischen Mentor_innen und Mentees

Wir verarbeiten diese Daten im Rahmen der Bereitstellung des Community Portals und seiner Funktionalitäten für die Nutzer, diese Datenverarbeitung ist somit zur Vertragserfüllung erforderlich und beruht auf Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchstabe b) DS-GVO.

3.4 Kommunikationsdaten von Nutzer_innen

Nutzer_innen können im Community Portal auf verschiedenen Wegen direkt miteinander kommunizieren:

über direkte Chat-Konversationen mit einem anderen Mitglied
über Gruppenchats mit den Mitgliedern der Chatgruppe
über das Forum

Direkte Chats können nur von den Beteiligten eingesehen werden.

Gruppenchats und Beiträge in Foren sind für alle Mitglieder zugänglich, die auf den Chat-Raum bzw. das jeweilige Forum Zugriff haben.

4. Umgang mit personenbezogenen Daten

4.1 Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte

Wir geben die personenbezogenen Daten von Nutzer_innen zugangsbeschränkter Seiten nicht ohne deren ausdrückliche Einwilligung an Dritte weiter, es sei denn, wir werden gesetzlich oder per Gerichtsbeschluss verpflichtet, auskunftsberechtigten Stellen diese Daten zu übermitteln.

Soweit die Friedrich-Ebert-Stiftung Dienstleistungsunternehmen zur technischen Unterstützung von DV-gestützten Arbeitsabläufen einschaltet, erfolgt dies nach Maßgabe der für Auftragsdatenverarbeitung geltenden Vorschriften (Artikel 28 DS-GVO).

4.2 Recht auf Auskunft

Du hast jederzeit das Recht auf Auskunft über die von der Friedrich-Ebert-Stiftung zu Deiner Person gespeicherten Daten, deren Herkunft und Empfänger_in, den Zweck der Speicherung sowie auf Erteilung weiterer Informationen nach näherer Maßgabe von Artikel 15 DS-GVO, § 34 BDSG. Bitte wende Dich mit diesem Anliegen an kommunikation-studienfoerderung@fes.de.

4.3 Recht auf Berichtigung und Löschung

Du hast das Recht, die Berichtigung Dich betreffender unrichtiger Daten zu verlangen (Artikel 16 DS-GVO).

Du hast ferner das Recht auf Löschung der auf Dich bezogenen Daten unter den in Artikel 17 DS-GVO, § 35 BDSG genannten Voraussetzungen. Bitte wende Dich in diesem Fall an kommunikation-studienfoerderung@fes.de.

4.4 Rechte auf Einschränkung der Verarbeitung, Recht auf Datenübertragbarkeit und Recht auf Widerspruch gegen die Datenverarbeitung

Dir stehen die Rechte auf Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18 DS-GVO, auf Datenübertragbarkeit gem. Artikel 20 DS-GVO sowie auf Widerspruch aus Artikel 21 zu. Soweit die Friedrich-Ebert-Stiftung Deine Daten für die Zusendung von Veranstaltungshinweisen, Publikationsangeboten oder sonstigen Informationen (Direktwerbung) verwendet, kannst Du der Nutzung für diese Zwecke widersprechen; die Daten werden dann für diese Zwecke nicht mehr verarbeitet und genutzt (Artikel 21 Abs. 2, 3 DS-GVO). Dein Widerspruch kannst Du formfrei an kommunikation-studienfoerderung@fes.de richten.

5 Dauer der Speicherung der Daten

Wir verarbeiten und speichern personenbezogene Daten für den Zeitraum, der zur Erreichung des angegebenen Zwecks erforderlich ist. Konkrete Angaben hierzu findest du in den Hinweisen zu den einzelnen Verarbeitungsvorgängen (siehe Ziffer 3).

Nach Erledigung des Zwecks, zu dem die personenbezogenen Daten an uns übermittelt worden sind, oder wenn du wünschst, dass deine personenbezogenen Daten gelöscht werden, werden wir diese Daten löschen, es sei denn wir sind zu deren Aufbewahrung gesetzlich berechtigt (etwa zu Beweiszwecken im Rahmen der Abwicklung unseres Vertragsverhältnisses) oder verpflichtet (etwa aus steuerlichen Gründen). Diese Speicherdauer kann länger sein, als dies für den ursprünglichen Verwendungszweck (Regel-Speicherdauer) erforderlich war. Im Falle der Aufbewahrung von Abrechnungsbelegen z.B. sind wir zur Speicherung über einen Zeitraum von 10 Jahren verpflichtet (§ 147 Abs. 3 der Abgabenordnung).

Ist der ursprüngliche Verwendungszweck erreicht oder entfallen, werden wir die personenbezogenen Daten nur noch im Rahmen der gesetzlichen Verpflichtung bzw. Berechtigung nutzen und diese mit Wegfall der gesetzlichen Verpflichtung bzw. Berechtigung endgültig löschen.